Facturación electrónica DIAN para pequeños negocios: guía 2026 paso a paso
Si usted tiene una tienda, una ferretería, una droguería o un restaurante, la facturación electrónica ya no es opcional, y hacerla a mano en el portal de la DIAN venta por venta no es viable cuando atiende fila. Esta guía explica qué le aplica y cómo dejarlo funcionando sin perder ventas.
¿Quién está obligado a facturar electrónicamente?
En términos generales, están obligados quienes son responsables de IVA, las personas jurídicas y quienes la ley incluya en el calendario de la DIAN. Hay excepciones para algunas personas naturales no responsables de IVA. Como cada caso depende de su RUT y de sus ingresos, confírmelo con su contador antes de decidir.
Lo que sí cambió para casi todo el comercio es el tiquete POS: la DIAN lo convirtió en un documento equivalente electrónico. Ya no basta con imprimir la tirilla; cada venta debe transmitirse.
Factura electrónica vs. documento equivalente POS
| Factura electrónica | Documento equivalente POS electrónico | |
|---|---|---|
| Cuándo se usa | Cuando el cliente pide factura con sus datos | Venta normal de mostrador |
| Datos del cliente | Nombre, NIT o cédula, correo | No son obligatorios |
| ¿Le sirve al comprador para deducir? | Sí | No da derecho a costos, deducciones ni IVA descontable |
| ¿Se transmite a la DIAN? | Sí | Sí |
En la práctica: venda con POS electrónico y, si el cliente pide factura a su nombre, emítala en el momento desde la misma caja.
Paso a paso para habilitarse
- Revise su RUT. Debe tener la responsabilidad de facturador electrónico. Si no la tiene, se actualiza en línea o en la DIAN.
- Regístrese en el servicio de facturación electrónica del portal de la DIAN con su firma electrónica.
- Elija cómo va a facturar: con la solución gratuita de la DIAN (manual, una por una), con un proveedor tecnológico, o con un sistema POS que ya esté conectado.
- Pida la resolución de numeración para facturas y para el documento POS electrónico.
- Haga el set de pruebas que pide la DIAN. Con un buen proveedor, este paso lo hace el sistema.
- Empiece a facturar y revise la primera semana que todos los documentos lleguen como aceptados.
¿Por qué no basta con la solución gratuita de la DIAN?
La solución gratuita sirve para quien emite pocas facturas al mes. En un mostrador con fila no funciona: hay que digitar cada venta en el portal, no descuenta inventario y no cuadra caja. El costo real no es el software, son las horas y las ventas que se pierden mientras el cliente espera.
Qué debe tener un sistema para facturar desde la caja
- Que cada venta salga como documento electrónico sin pasarla a otro programa.
- Que siga vendiendo si se cae el internet y transmita cuando vuelva la conexión.
- Que descuente el inventario con la misma venta.
- Que el cierre de caja cuadre con lo transmitido a la DIAN.
- Que su contador pueda descargar los documentos sin pedírselos a usted.
Eso es exactamente lo que hace CoreNegocio: punto de venta, inventario y facturación electrónica en un solo sistema, instalado en su local.
Errores comunes que salen caros
- Facturar en dos sistemas (uno para vender y otro para la DIAN): duplica trabajo y descuadra el inventario.
- No revisar los rechazos: un documento rechazado que nadie corrige es una venta sin soporte.
- Dejar vencer la resolución de numeración: cuando se acaba el rango, el sistema deja de facturar.
Preguntas frecuentes
¿El tiquete POS sigue existiendo?
Sí, pero ahora es electrónico: se llama documento equivalente electrónico POS y se transmite a la DIAN. La tirilla de papel sola ya no es suficiente.
¿Puedo facturar electrónicamente sin internet?
Puede seguir vendiendo si su sistema guarda las ventas sin conexión y las transmite cuando vuelve el internet. CoreNegocio funciona así.
¿Cuánto cuesta un sistema POS con facturación electrónica?
En Colombia hay planes desde unos 25.000 pesos al mes en plataformas en línea hasta sistemas con instalación y soporte en persona. CoreNegocio cuesta desde 79.000 pesos al mes con instalación en su local.
¿Qué pasa si no facturo electrónicamente estando obligado?
La DIAN puede sancionar por no facturar o por hacerlo sin los requisitos. El monto depende del caso; su contador le dirá cuál aplica.