Cuánto tiempo y dinero pierde su negocio haciendo tareas a mano (y cómo calcularlo)
La mayoría de dueños sabe que "se pierde tiempo", pero no sabe cuánto. Y lo que no se mide no se puede comparar con el precio de un software. Esta guía le da una forma sencilla de calcularlo con sus propios números.
La fórmula
Costo mensual = horas por semana × costo de la hora × 4 + costo de los errores del mes
- Horas por semana: pregúntele a quien hace la tarea, o mídalo usted con el reloj durante una semana.
- Costo de la hora: lo que le cuesta esa persona al mes (salario, prestaciones y aportes) dividido entre las horas que trabaja al mes.
- Costo de los errores: ventas perdidas, mercancía que se vence, cobros que no se hicieron, sanciones.
Ejemplo: una tienda de barrio
Supongamos que la hora de trabajo del empleado le cuesta 10.000 pesos. Es un número de ejemplo; use el suyo.
| Tarea manual | Horas por semana | Costo al mes |
|---|---|---|
| Pasar ventas del cuaderno al computador | 5 | 200.000 |
| Cuadrar caja al final del día | 4 | 160.000 |
| Contar inventario y hacer pedidos de memoria | 4 | 160.000 |
| Hacer facturas electrónicas una por una | 3 | 120.000 |
| Total | 16 | 640.000 |
A eso súmele los errores: un producto que se agotó sin que nadie avisara, un descuadre de caja que nadie explica. Aunque sean pequeños, se repiten cada mes.
El costo que no aparece en la tabla
- El tiempo del dueño. Si usted cierra la caja cada noche, esa hora vale más que la del empleado, porque es la hora en que podría estar vendiendo o descansando.
- Las decisiones a ciegas. Sin datos, se compra de más lo que no rota y de menos lo que sí.
- La dependencia de una persona. Si solo una persona entiende el Excel, el negocio se frena cuando ella falta.
Cómo decidir qué automatizar primero
- Haga la lista de tareas repetitivas con las horas de cada una.
- Ordénelas por costo al mes, de mayor a menor.
- Empiece por la que más cuesta y más errores produce.
- Compare ese costo con el precio de la solución. Si la solución cuesta menos que el problema, ya tiene la respuesta.
En el ejemplo, un sistema que une caja, inventario y facturación, como CoreNegocio, cuesta 79.000 pesos al mes en el plan Caja. Con el ejemplo, el sistema cuesta menos de la octava parte de lo que hoy se pierde en tareas manuales. Vea los planes y precios.
Preguntas frecuentes
¿Cómo calculo el costo de la hora de un empleado?
Sume lo que le cuesta al mes (salario, prestaciones y aportes) y divídalo entre las horas que trabaja al mes. Su contador puede darle el número exacto.
¿Qué tareas se pueden automatizar en un negocio pequeño?
Las que se repiten igual cada día: registrar ventas, facturar, descontar inventario, cuadrar caja, avisar qué se agotó y preparar reportes.
¿Y si mi proceso es muy particular?
Si ninguna herramienta lo cubre, se automatiza a la medida. Se empieza con un diagnóstico que mide exactamente cuánto le cuesta hoy.