Cómo llevar el control de inventario de una tienda sin Excel ni cuaderno
El problema del cuaderno y del Excel no es la herramienta, es que el registro llega tarde. Se anota al final del día, si se anota, y en la semana ya nadie sabe por qué falta mercancía. Este método funciona en tiendas, ferreterías, droguerías y minimercados.
Paso 1: un código para cada producto
Cada referencia necesita un código único. Si el producto trae código de barras, úselo. Si no, imprima etiquetas propias. Sin código, el cajero escoge "el que se parezca" y el inventario se descuadra.
Paso 2: la venta descuenta sola
El inventario solo cuadra si la misma venta lo descuenta. Si vende en una caja y lleva el inventario en otra parte, siempre habrá diferencias.
Paso 3: toda compra entra al sistema
Cuando llega el proveedor, la factura de compra se registra antes de poner la mercancía en el estante. Así se actualizan la cantidad y el costo real, que es lo que le dice cuánto gana.
Paso 4: stock mínimo por producto
Defina para cada producto la cantidad por debajo de la cual hay que pedir. El sistema le muestra la lista de lo que se está agotando y usted hace el pedido con datos, no de memoria.
Paso 5: el kardex, o por qué cambió cada número
El kardex es el historial de movimientos de cada producto: venta, compra, devolución, daño, ajuste. Si un número cambia sin motivo registrado, ahí hay un problema que investigar.
Paso 6: conteos cíclicos en vez de cerrar a contar
En lugar de cerrar un domingo a contar todo, cuente una categoría por semana: esta semana aseo, la próxima bebidas. En dos meses contó todo sin cerrar y detectó a tiempo las diferencias.
Señales de que su inventario está fallando
- Compra productos que ya tenía en bodega.
- Los clientes piden algo que "debería haber" y no está.
- Al final del mes la plata no cuadra con lo que vendió.
- Solo una persona entiende el Excel.
Cuánto cuesta un sistema de inventario
Un sistema que conecta caja, inventario y compras cuesta en Colombia desde unos 79.000 pesos al mes. CoreNegocio incluye kardex, alertas de producto por agotarse, auditorías de inventario y etiquetas de código de barras, y la instalación incluye cargar sus productos desde su Excel actual.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debo hacer inventario en una tienda?
Con conteos cíclicos, cuente una categoría por semana y haga un conteo general una o dos veces al año.
¿Qué es el stock mínimo?
Es la cantidad por debajo de la cual debe volver a pedir un producto. Se calcula con lo que vende en el tiempo que tarda el proveedor en entregar, más un margen.
¿Qué es un kardex?
Es el registro de cada entrada y salida de un producto con su fecha, cantidad, motivo y costo. Permite saber por qué cambió el inventario.
¿Puedo pasar mi inventario de Excel a un sistema?
Sí. CoreNegocio importa sus productos desde Excel y la instalación incluye esa carga.